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Criada pela direção do Instituto de Defesa Agropecuária (Indea) a pedido do Sindicato dos Trabalhadores do Sistema Agrícola, Agrário, Pecuário e Florestal do Estado de Mato Grosso (Sintap) há pouco mais de um ano e três meses, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), feita através da Portaria 095/2015, com o objetivo de organizar e preservar os documentos da autarquia teve apenas uma reunião, em todo esse tempo, ocorrida na cidade de Água Boa e, mesmo assim, sem todos os membros e para tratar apenas da questão de móveis da unidade, o que não era o objeto de sua criação. Sendo assim, os servidores de diversas Unidades Locais de Execução (ULEs) continuam trabalhando em locais insalubres com o acúmulo de poeira e fungos em documentos sem a devida manutenção e adequação. Isso acarreta afastamento do trabalho e prejuízo ao atendimento nas unidades.

É o caso da ULE de Castanheira, cujo responsável, o Agente Fiscal de Defesa Agropecuária I (Afedaf), Paulo Gomes Pacheco Júnior, já relatou por escrito, duas vezes, ao presidente do Indea, Guilherme Nolasco; à gerência de Protocolo e Arquivo; ao chefe da Regional e ao Sintap, a situação sob a qual estão submetidos os servidores daquela localidade. A diretora jurídica do Sintap, Rosimeire Ritter, informa que tem recebido reclamações referentes a documentos de arquivos antigos também de servidores de outras ULEs e a pauta é unânime: não há mais espaço para guardar nada, situação que acaba por deixar documentos importantes ficarem expostos e se deteriorando afetando, em consequência, a saúde dos servidores que, diariamente trabalham no mesmo ambiente de abrigo de papéis antigos e com fungos devido a grande umidade no período chuvoso.

“Aqui em Juína, onde trabalho, a estrutura também não é das melhores”, lamentou a diretora jurídica. Em e-mail enviado pelo responsável pela ULE de Castanheira para o Gerente Regional nos dias 16 e 24 de janeiro, onde não obteve, até o momento, qualquer resposta, a informação é de que é preciso medidas urgentes para resolver a questão.

Enquanto o socorro não vem os servidores se viram como podem. “Com o improviso de guarda em que estavam alguns arquivos não tínhamos nem condições de consultar se alguém precise. Um exemplo é um senhor que necessitava ver um documento dos anos 90 e só conseguimos fazer isso porque já tínhamos mudado parte dos arquivos do banheiro para outro local. Temos urgência em uma solução tanto pelos servidores quanto por quem precisa ser atendido da melhor forma possível”, frisou Pacheco.

Regionais

Em Lucas do Rio Verde a situação não é diferente. De acordo com o gerente da Unidade, Jeferson Cambará, o local e as Ules estão abarrotados enquanto aguardam as determinações da referida Comissão. “Aqui ainda estamos bem de certa forma porque temos uma sala específica para o arquivo, mas algumas Ules estão sem espaço como são os casos de Nova Mutum, Juara e Sorriso, que precisam de solução urgente”, lamentou.

Na regional de Cuiabá o gerente, Jaeder Coelho indica que o problema também os atinge já que as ULEs que estão sem espaço acabam levando os documentos para lá. A pior situação segundo ele está na unidade de Chapada dos Guimarães.

Sem espaço também estão as ULEs da regional de Cáceres, informa o gerente Álvaro da Costa. Ele disse que uma das piores situações está na unidade de Lambari D’Oeste com prateleiras já a despencar e documentos até no chão. “Antes era a única unidade que tinha espaço, agora não mais”, lamenta.

Em São Félix do Araguaia a delegada do Sintap, Nilzete Marques, fala que houve ação somente em relação ao lixo eletrônico em Sinop, mas a papelada persiste em todas as ULEs desta regional. Confresa é uma delas que tem problemas.

A regional de Barra do Bugres, conforme disse o gerente, Eder da Silva Pontes, está com o almoxarifado lotado e sem nenhuma ação da tal comissão para sanar o problema. Sempre são solicitadas soluções nas reuniões as quais participa, mas nada ocorre. “Na última reunião sobre o assunto, realizada em 2016, a informação repassada é de que faltava uma historiadora para completar o quadro da comissão. Em fevereiro deste ano foi feita nova reunião e o problema não foi resolvido. Por enquanto ainda não estamos com problema de insalubridade, mas logo teremos se nada for feito”, frisa.

E assim a situação caótica segue nas regionais de Barra do Garças, Rondonópolis e outras e quem sofre são os que têm que lidar todos os dias com postos de trabalho afundados no caos de papéis por todo lado. Esta tem sido uma grande preocupação do Sintap que tenta buscar soluções o quanto antes junto ao Estado.

Outro lado

Sobre o assunto o diretor administrativo sistêmico do Indea, Aderson Costa Neto, explicou que tomou posse no cargo para resolver a questão no dia 16 de janeiro deste ano. De lá para cá fez um diagnóstico sobre a melhor forma de viabilizar o trabalho da Comissão e o gargalo encontrado foi a falta de recursos para dar início efetivo às ações. “Vimos que todo o processo de descarte ficaria muito dispendioso apenas com uma comissão única, então estudamos como funciona o descarte do Detran. Lá existe agilidade por conta de existirem comissões regionais bem como empresas locais para descarte de forma adequada. Sendo assim vamos republicar a Portaria com esses ajustes. A perspectiva é que isso ocorra na primeira quinzena de abril deste ano”, prometeu Costa.

A Portaria vai, então, prever as comissões regionais e a contratação de empresas locais. Depois, na segunda quinzena de abril serão feitas capacitações nas regionais com os três ou quatro servidores que farão parte dessas comissões para exercerem o trabalho de descarte sem problemas. O próximo passo é contratar a empresa que fará o saneamento desses arquivos, em um processo que tem previsão de ser finalizado entre seis e oito meses. O prazo não é curto, mas o diretor indica que, preocupados com o volume diário de documentos o qual a autarquia está submetida tem buscado cada vez mais a celeridade necessária para dar mais conforto ao trabalho do servidor que lida com este grave problema.